La factura electrónica obligatoria
Ya queda menos para la obligación de adoptar la factura electrónica en España.
Qué es, cómo afecta a tu negocio, fechas clave, sanciones, preguntas frecuentes… aquí tienes todo lo que debes saber al respecto de esta nueva normativa y cómo sacarle el máximo partido al cambio.
¡Es el momento de estar al tanto de todas las novedades en facturación electrónica!
Claves de la factura electrónica obligatoria
¿En qué consiste la factura electrónica obligatoria?
En España, las facturas entre negocios B2B tendrán que ser necesariamente electrónicas próximamente.
Deriva de la Ley Crea y Crece, que busca reducir la morosidad entre empresas y profesionales, y su entrada en vigor va a cambiar las reglas del juego. No se trata solo de olvidar el papel y las facturas en formato PDF, sino que va a alterar tanto el formato de las facturas como el proceso de facturación B2B, haciéndolo más transparente de cara a la Agencia Tributaria, a los consumidores y a las empresas.
¿A quién afecta la nueva factura electrónica?
La nueva normativa va a afectar solamente a empresas y autónomos que trabajen con otras empresas y autónomos del país. Es decir, afecta a los negocios con tratos B2B.
Eso sí: la factura electrónica para los autónomos será igual que la factura electrónica para pymes y grandes empresas. Todos los negocios sufrirán los mismos cambios, con la única salvedad de la fecha a partir de la cual el cambio será estrictamente obligatorio.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica?
La factura electrónica será obligatoria un año después de que se apruebe el Real Decreto, pero solo para aquellas empresas y emprendedores que tengan una facturación anual superior a los 8 millones de euros.
La entrada en vigor de la factura electrónica para el resto de empresas y profesionales será un año más tarde.
No obstante, sí que podrías pasarte ya a algún programa de facturación electrónica que después cumplirá con los requisitos y así, adelantarte a los cambios.
¿Cómo te afectará la factura electrónica obligatoria?
Los cambios que van a afectar a todos por igual son los siguientes:
- Tendrás la obligación de emitir y recibir todas las facturas en el nuevo formato electrónico
- Deberás emplear plataformas o programas homologados para ello, que garantizarán que cualquier cambio que hagas en la factura electrónica deje una huella rastreable por Hacienda
- Reportarás a Hacienda el estado de las facturas, haciendo el proceso completamente transparente
- Y tendrás que almacenar las facturas electrónicas de forma segura durante 4 años
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¿Qué sanciones existen por no cumplir?
¿Qué puede suceder si no cumples con tus obligaciones en lo que respecta a la factura electrónica?
Los autónomos que no adopten la factura electrónica dentro de plazo serán sancionados con un máximo de 3.000 € por factura. Dicha cantidad podrá incrementarse hasta los 10.000 € como máximo por ejercicio, en caso de haber más facturas que no cumplan con los requisitos. En las empresas será similar, pero la cantidad máxima asciende hasta los 24.000 € por ejercicio.
También habrá sanciones por no disponer de una factura electrónica cuando sea requerida durante una inspección; en tal caso, la multa asciende a un máximo de 6.000 €.
Y finalmente, la sanción por emplear un programa no homologado y no garantizar así la privacidad de los datos de las facturas electrónicas puede llegar hasta los 60.000 €.
Las bases legales detrás de la factura electrónica
La ley de la factura electrónica original en España se remonta a 2013 y regulaba la obligatoriedad de facturar electrónicamente a la administración pública.
La norma que ha introducido la novedad para el mundo B2B es la Ley Crea y Crece, publicada en 2021, cuyo nuevo reglamento de facturación electrónica pondrá en marcha la cuenta atrás de forma oficial.
Además, ten en cuenta que también entra en vigor Veri*Factu, derivado de la Ley Antifraude, con el objetivo de emitir facturas verificables que se puedan enviar directamente a Hacienda. Su reglamento contiene el conjunto de normas que deberán cumplir todos los sistemas de facturación para estar homologados, incluidos los softwares de facturación electrónica.
¿Cómo serán las nuevas facturas electrónicas?
La nueva factura electrónica constará de un formato electrónico estructurado que permita su procesamiento automático y electrónico. El formato deberá basarse en algún estándar internacional admitido, como los siguientes:
- XML del CEFACT/ONU, específicamente el esquema XML 16B (SCRDM — CII).
- UBL de factura y nota de crédito conforme a la norma ISO/IEC 19845:2015.
- EDIFACT de factura según la norma ISO 9735.
- Facturae, que es el formato electrónico desarrollado por la administración pública española.
La factura electrónica, además de ese requisito, deberá cumplir con los siguientes:
- Tendrá que estar firmada electrónicamente con una firma electrónica avanzada, garantizando así su integridad y autenticidad
- Contendrá un código único que identifique fiscalmente al emisor y al receptor y determine el número de serie y la fecha de la factura
- Deberá garantizar la interoperabilidad y su procesamiento por las soluciones autorizadas, regidas por Veri*Factu
Las empresas y profesionales, asimismo, deberán comunicar los estados de la factura a Hacienda, dándole transparencia total al proceso de facturación.
Es decir, tendrán que informar a Hacienda cuando se emita una factura, cuando se reciba, cuando se acepte, cuando se decline, cuando se pague, cuando se cobre y cuando se ceda.
Y tendrán que conservarlas de forma segura durante un mínimo de 4 años desde su fecha de emisión.
Factura tradicional vs electrónica
De un vistazo rápido, ¿en qué se diferencian ambos tipos de facturas?
El papel de los estados de la factura electrónica
Una de las novedades de la nueva factura electrónica es la de comunicar sus estados a Hacienda. Las empresas y profesionales tendrán que avisar a la Agencia Tributaria, a través de la solución elegida para gestionar las facturas electrónicas, de lo siguiente:
- Si aceptan la factura completa, así como la fecha de aceptación
- Lo mismo si la rechazan completamente
- También pueden aceptar o rechazar parcialmente —solo una parte— la factura
- Comunicar el pago, así como la fecha, ya sea total o parcial
- La cesión de la factura a un tercero, identificándolo con sus datos, y la fecha de cesión
¿Cómo adaptarse?
Los programas de facturación electrónica
Para poder emitir la factura electrónica, recibirla o comunicar sus estados, será preciso emplear una solución homologada.
Es decir, habrá que elegir de entre la lista de proveedores de sistemas de facturación electrónica, que se hayan adaptado al reglamento pendiente de programas de facturación de la Ley Crea y Crece.
Uno de ellos será la propia Agencia Tributaria, que pondrá a disposición de las empresas y autónomos la solución pública.
Los softwares de factura electrónica aceptados, incluida la solución pública:
- Podrán recibir, procesar y enviar facturas electrónicas en los formatos estructurados válidos
- No podrán alterar los registros de las facturas
- Incluirán el estado de las facturas electrónicas
- Garantizarán la integridad y trazabilidad de cada uno de los registros de facturación
- Tendrán que poder conectarse con el resto de soluciones válidas, incluida la solución pública de Hacienda
- Operarán con la firma electrónica avanzada
Y llevarán una declaración responsable por escrito que asegure que cumplen con los requisitos, para que puedas comprobar que se trata de, en efecto, un programa válido para operar con la nueva factura electrónica obligatoria.
5 consejos para implementar la factura electrónica
- La clave principal es dar con el programa homologado que mejor se ajuste a tu situación en cuanto a coste, integración con otros sistemas o facilidad de uso
- Antes de dar cualquier paso en falso, respáldate en tu asesor de confianza para no caer en sanciones
- Comunica el cambio a tus clientes y proveedores
- Aprovecha las subvenciones como el Kit Digital o el Kit Consulting para hacer el cambio a coste cero
- Y sobre todo, no te esperes al último minuto para ello; ya es posible empezar a utilizar programas de factura electrónica que, presumiblemente, cumplirán las condiciones y serán válidos llegado el momento
Últimas novedades de la factura electrónica
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Amplía la información sobre cada aspecto de la factura electrónica de forma individual:
Finalizado el conjunto normativo Verifactu.
Tanto los autónomos como las empresas deberán adaptarse a la facturación electrónica, pero actualmente la factura electrónica ya está regulada y es obligatoria en algunos casos. En este artículo, vamos a explorar las normativas actuales sobre la facturación electrónica, los requisitos legales y las novedades que introduce la Ley Crea y Crece.
Publicada la Orden Ministerial de Verifactu ¿tenemos fecha?
Tanto los autónomos como las empresas deberán adaptarse a la facturación electrónica, pero actualmente la factura electrónica ya está regulada y es obligatoria en algunos casos. En este artículo, vamos a explorar las normativas actuales sobre la facturación electrónica, los requisitos legales y las novedades que introduce la Ley Crea y Crece.
Paso a paso para saber cómo se hace una factura electrónica
La facturación electrónica será obligatoria en las relaciones comerciales B2B, pero supone mucho más que una adaptación a la ley. Hoy en día se convierte en una necesidad para autónomos y pequeñas empresas que buscan optimizar sus procesos administrativos. A continuación, te ofrecemos una guía completa sobre la facturación electrónica, desde su definición hasta su implementación, para que puedas conocer a fondo cómo hacer tus facturas electrónicas.
FAQS
Preguntas frecuentes
En estos momentos ya es obligatorio emplear la factura electrónica al facturar a la administración pública.
La nueva factura electrónica, en cambio, será obligatoria solo en negocios B2B cuando entre en vigor; es decir, cuando una empresa o autónomo facture a una empresa o autónomo.
En adoptar facturas con un formato electrónico estructurado válido, que solo podrán generarse y gestionarse mediante soluciones específicas homologadas.
La fecha de la cuenta atrás la marcará la aprobación del RD. Para los negocios que facturen más de 8 millones de euros al año, está previsto que sea obligatorio utilizar la nueva factura electrónica un año después de que se apruebe. Para el resto, la obligación entrará en vigor un año más tarde, dos años desde la aprobación del RD. Siempre en negocios B2B.
No tiene por qué, pero en negocios B2B habrá que generar también la factura electrónica necesariamente.
Los tickets de toda la vida podrán seguir siendo tickets —facturas simplificadas en realidad—, sin necesidad de complementarse con una factura electrónica. A no ser que se trate de facturas que se pretendan utilizar como justificantes de pago de gastos deducibles.
En facturas entre empresas y profesionales, solo se admitirán las facturas en los formatos estructurados admitidos por el reglamento de facturación electrónica. Pero además, ten en cuenta que la ley Antifraude prohíbe cualquier software que permita la manipulación de los registros de facturación. Por tanto, ni en B2B, ni B2C será posible usar programas no homologados para facturar.
Que podrías sufrir una sanción de hasta 60.000 €.