Factura electrónica autónomos
Como autónomo, ¿estás al tanto de que está a punto de cambiar tu forma de facturar a otras empresas y profesionales?
Sí, la factura electrónica obligatoria y Verifactu han llegado para revolucionar tu día a día, desde la facturación a cómo te relacionas con tus clientes, proveedores y Hacienda.
Van a ser unos meses de grandes novedades y como autónomo —habitualmente con menos recursos que una empresa— es absolutamente necesario que te prepares para el cambio.
La factura electrónica y Verifactu para los autónomos
Es definitivo: cuando hagas negocios con otras empresas y profesionales, tendrás que pasarte a la nueva factura electrónica sí o sí.
Es obligatorio; da igual cuánto factures. Si es más de 8 millones de euros, la fecha clave será, un año tras la aprobación del RD de factura electrónica. Si facturas menos, súmale un año a la fecha inicial.
En ese momento deberás tener un programa de facturación homologado y emplearlo para enviar y recibir facturas. Pero antes, ya tendrás que haber adaptado tu programa de facturación a Verifactu para comunicarle a Hacienda todos tus movimientos en tiempo real.
Dos leyes, Antifraude y Ley Crea y Crece, cuyos reglamentos se van a aprobar para cambiar tu negocio como nunca antes y es esencial que, como autónomo, te pongas en marcha cuanto antes, para evitar los errores y sanciones por no llegar a tiempo.
Es mucho lo que debes saber al respecto, pues lo lógico es que la transición la hagas tú, como casi todo en tu negocio.
Cómo te va a afectar Verifactu
Así va a cambiar tu manera de facturar y de comunicar tus registros de facturación a Hacienda.
Cómo te va a afectar la nueva factura electrónica
Teniendo en cuenta que te va a afectar a la hora de hacer negocios B2B con otras empresas, esta es una comparativa de cómo lo hacías hasta ahora y cómo tendrás que operar desde la fecha clave:
Principales diferencias, para ti, como autónomo
- Las nuevas facturas B2B tendrán un formato estructurado, como XML
- Será necesario emplear programas de facturación homologados, tanto para enviar facturas como para recibirlas, así como para comunicar a Hacienda los estados del proceso
- Hacienda será consciente de todo lo que suceda en tu programa homologado, en el que no podrás modificar registros; si cometes un error creando una factura, tendrás que emitir una rectificativa
Lo que ves como una medida de control total y un proceso muy laborioso, en realidad puede ayudarte mucho como autónomo; mira los beneficios.
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Los beneficios de la factura electrónica y Verifactu en tu negocio como autónomo
Donde quizá percibas control y procesos más lentos, en realidad es todo lo contrario… y hay más ventajas:
Más control
El registro electrónico con una solución certificada, la imposibilidad de alterar los datos de las facturas y la comunicación automática de sus estados, te dará un control enorme sobre tus finanzas.
Más tiempo para ti
El programa homologado que elijas trae automatización en todo el proceso de facturación, lo que te dará el tan necesario tiempo para que te ocupes de otros aspectos de tu negocio.
Menos morosidad
Tus clientes tienen 60 días como máximo por ley para pagar sus facturas. Ahora mismo no hay mucho control sobre eso, pero con la factura electrónica y la visibilidad de Hacienda en tiempo real, reducirás la morosidad al mínimo.
Transparencia total
Tanto con tus clientes como con tus proveedores, así como con Hacienda. Todos los registros, inalterables, estarán documentados en los programas. Nunca un proceso de facturación fue tan efectivo y transparente.
Los programas de facturación homologados… y el coste de pasarte a uno
Está claro: te va a hacer falta emplear una solución homologada para gestionar tu facturación.
¿De qué solución estamos hablando? ¿Cómo consigue un software de facturación esa certificación?
El reglamento de Verifactu determina una serie de requisitos técnicos que todos los programas de facturación electrónica o no tendrán que cumplir para estar homologados.
Si un programa no lo está y aun así lo utilizas, la sanción la sufrirás tú como autónomo. Para asegurarte de que es un programa apto podrás exigirle una declaración responsable.
¿Y el coste?
Afortunadamente, solo tendrás que pagar la suscripción a alguno de los programas que terminen consiguiendo la homologación, cuyos planes no deberían variar en exceso con respecto a la actualidad.
Aunque si necesitas ayuda guiada para adaptarte y asegurarte de cumplir con tus obligaciones, que sepas que subvenciones como el Kit Digital cubren el coste de nuevas soluciones de facturación que contrates.
Cómo pasarte a la factura electrónica: el nuevo proceso como autónomo
Todo comenzará al adoptar un software de facturación homologado Verifactu y despues llegará la factura electrónica obligatoria.
A partir de ahí, el nuevo proceso de facturación será así:
- Al crear Al crear una factura en formato estructurado con el software, este generará un registro.
- La enviarás a tu cliente a través del programa, el cual estará interconectado con la solución que él haya elegido y podrá leer facturas en formatos estructurados.
- Tu cliente la aceptará o rechazará, total o parcialmente, y os lo comunicará tanto a ti como a Hacienda.
- ¿Y si te has equivocado en un número? Pues sigues el mismo proceso, pero emitiendo una rectificativa.
- Tu cliente hará el pago y tú tendrás que conservar la factura durante un período de tiempo de 4 años, por si te la solicita tu cliente o la Agencia Tributaria.
Recuerda que todo el proceso será prácticamente automático y que cuando te facture un proveedor será exactamente igual, pero en este caso serás tú quien reciba la factura en formato estructurado a través del programa.
Sí, el proceso se llevará a cabo en su totalidad desde los programas de facturación, que estarán conectados entre sí y con la solución pública de Hacienda.
Así se posibilita su control en tiempo real de todo el proceso y la comunicación de los estados de las facturas por parte del emisor y del receptor.
¿Y cómo será la nueva factura B2B?
Tendrá formato estructurado, contendrá los datos de siempre más un código que permita su identificación y estará firmada digitalmente con una firma avanzada.
Además, la naturaleza de los programas homologados asegurará que su contenido sea íntegro, accesible, legible, trazable, que no haya sido alterado, que se pueda conservar y también verificar.
5 claves al hacer el cambio
- Selecciona un programa homologado que se adapte a tus necesidades como autónomo; calcula el volumen de facturas que vas a generar y busca un plan accesible económicamente.
- Pide ayuda a tu asesor o a la propia solución elegida para implementar paso a paso el proceso y el uso de la nueva herramienta en tu negocio.
- Sírvete de subvenciones como el Kit Digital para hacer la transición a coste cero, ya que cubrirá tanto la ayuda guiada como el coste del programa, configuración y puesta en marcha.
- Haz ya el cambio y no te esperes al último minuto; las prisas no son buenas consejeras y las sanciones por no cumplir con tus obligaciones podrían ser catastróficas para tu economía.
- Comunícaselo a tus clientes y proveedores, ya que la operativa cambiará también para ellos
¿Y cómo hacer el cambio a ese software si todavía no está aprobado VeriFactu y, por tanto, no hay ningún programa homologado?
Lo más lógico es que los programas de facturación más importantes y conocidos para autónomos se adapten a esta nueva realidad en cuanto se conozcan los requisitos, por lo que ya podrías comenzar a buscar un plan adecuado con alguno de ellos.
Posibles sanciones para autónomos
¿Y si no cumples con alguna de tus obligaciones?
Cuidado, que las multas son importantes:
- 3.000 € como máximo por factura incorrecta, que si se repite ascenderá a un máximo de 10.000 € por ejercicio fiscal.
- 6.000 € como máximo por factura que te sea requerida por Hacienda durante una inspección y no la conserves.
- 50.000 € como máximo por año en caso de emplear un programa de facturación que no cumpla con los requisitos VeriFactu.
Checklist para evitar sanciones
Asegúrate de cumplir con Verifactu y la factura electrónica, estas serán las principales acciones:
- Tendrás que utilizar un programa de facturación homologado.
- Solicita su declaración responsable y asegúrate de recibirla.
- Emite y recibe las facturas desde tu software homologado.
- Comunica a Hacienda los cambios de los estados de las facturas a través de tu programa.
- Conserva las facturas en el plazo indicado por la ley, por si te las solicitan tus clientes o la Agencia .
Últimas novedades de la factura electrónica
BlogRecursos clave para autónomos
Para profundizar más en algún aspecto relacionado con el proceso, aquí tienes una selección de artículos centrados específicamente en autónomos:
Finalizado el conjunto normativo Verifactu.
Tanto los autónomos como las empresas deberán adaptarse a la facturación electrónica, pero actualmente la factura electrónica ya está regulada y es obligatoria en algunos casos. En este artículo, vamos a explorar las normativas actuales sobre la facturación electrónica, los requisitos legales y las novedades que introduce la Ley Crea y Crece.
Publicada la Orden Ministerial de Verifactu ¿tenemos fecha?
Tanto los autónomos como las empresas deberán adaptarse a la facturación electrónica, pero actualmente la factura electrónica ya está regulada y es obligatoria en algunos casos. En este artículo, vamos a explorar las normativas actuales sobre la facturación electrónica, los requisitos legales y las novedades que introduce la Ley Crea y Crece.
Paso a paso para saber cómo se hace una factura electrónica
La facturación electrónica será obligatoria en las relaciones comerciales B2B, pero supone mucho más que una adaptación a la ley. Hoy en día se convierte en una necesidad para autónomos y pequeñas empresas que buscan optimizar sus procesos administrativos. A continuación, te ofrecemos una guía completa sobre la facturación electrónica, desde su definición hasta su implementación, para que puedas conocer a fondo cómo hacer tus facturas electrónicas.
FAQS
Preguntas frecuentes
La nueva factura electrónica para autónomos viene impuesta por la Ley Crea y Crece, de 2021, pero cuyo reglamento se encuentra todavía en proceso de aprobación. Se espera que lo haga en los próximos meses, al igual que el reglamento de la Ley Antifraude, conocido como VeriFactu, que determinará los requisitos técnicos de los programas de facturación para obtener la homologación.
Los proveedores deberán entregar una declaración responsable que asegure que cumple con los requisitos para ser un sistema VeriFactu.
Oficialmente no, pero sí que puedes prepararte. Encuentra un programa que encaje con tu negocio como autónomo y empieza a utilizarlo. Cuando se apruebe VeriFactu, tu programa muy probablemente obtendrá la homologación.
Entonces solo tendrás que verificarlo pidiendo la declaración responsable y adaptarte al nuevo proceso de facturación en un entorno con el que ya estarás familiarizado.
Sí, porque tendrás que emplear igualmente una solución de facturación que cumpla con los requisitos VeriFactu. Se acabaron las facturas en Word, Excel o PDF.
No, debido a la Ley Antifraude que prohíbe el uso de software que permita alterar los registros. Verifactu surge a partir de esta ley.
Tendrás hasta el 16 del mes siguiente una vez se haya completado la operación.