Autor: Javier Hurtado, Inspector de Hacienda AEAT
Ha sido largo el camino el que nos ha traído hasta ver terminada la normativa que regula los sistemas informáticos de facturación. Más de cuatro años han transcurrido desde la fecha en la que comenzó la redacción del borrador de lo que luego sería el Proyecto de Ley de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que incluía, como una de sus medidas legales más importantes, la supresión del software de eliminación de ventas. Su uso, por parte de algunos empresarios de variados sectores, estaba y sigue estando muy extendido en España, y su impacto negativo para la recaudación fiscal constituye un reto para el control del cumplimiento tributario.
La Ley, que fue finalmente aprobada el 9 de julio de 2021 (Ley 11/2021), introdujo un nuevo apartado en el artículo 29.2.j) de la vigente Ley General Tributaria, haciendo además referencia a un posterior desarrollo reglamentario. Ese desarrollo reglamentario se enfocó, precisamente, a los Sistemas Informáticos de Facturación, al entenderse que la certeza en los procesos de facturación aseguraba la calidad de la información que sirve luego para integrar las autoliquidaciones de los impuestos directos e indirectos. Por eso la facturación era el proceso clave para asegurar el cumplimiento tributario. Por otra parte, la regulación de los procesos de facturación permitiría cumplir con el compromiso, contraído por España en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, de acabar con el “software de doble uso” o software de supresión de ventas.
La aprobación del Reglamento tampoco fue rápida. Razones técnicas de tramitación, junto al aluvión de observaciones y comentarios recibidos, tanto desde instancias públicas como desde asociaciones privadas de empresarios, e incluso desde el sector de fabricantes de software, sumadas a la existencia de otras prioridades en el seno del Ministerio de Hacienda, contribuyeron a hacer que la demora en la tramitación de la norma reglamentaria se extendiera por espacio de dos años y medio. Finalmente, el 5 de diciembre de 2023, pudo ver la luz el RD 1007/2023, que aprobaba el Reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), también conocido coloquialmente como “Reglamento VERI*FACTU”.
La rápida publicación posterior del borrador de la Orden Ministerial encargada de regular el detalle de las especificaciones técnicas necesarias para la aplicación concreta de la norma, hizo pensar en una rápida conclusión del proceso normativo. Pero el procedimiento de aprobación aún se prolongaría durante 10 largos meses. El trámite de información y audiencia pública revelaron la tremenda complejidad de los procesos de facturación y la variedad de arquitecturas de las soluciones tecnológicas que se dan para la realización de estos procedimientos. Desde la AEAT se procuró ser muy flexibles a esta complejidad y variedad, evitando dejar al margen cualquier modelo tecnológico, pero manteniendo siempre el objetivo último de asegurar la certeza e inalterabilidad de los registros de facturación. Así, en este tiempo más de 60 observaciones han sido tomadas en consideración para la redacción de la OM y un número aún mayor para realizar ajustes en el ANEXO de la OM que especifica el diseño de registro de facturación. Con todo, el proceso de aprobación se ha extendido por espacio de 10 meses hasta que, finalmente, el pasado día 17 de octubre de 2024, fue aprobado por la vicepresidenta primera del Gobierno y Ministra de Hacienda la OMHAC 1177/2024.
¿Cuáles son los plazos para adaptarse a Verifactu?
La pregunta es: ¿y ahora, qué?
En primer lugar, los plazos transitorios previstos en el RD 1007/2023 (nueve meses para los desarrolladores y fecha límite del 1 de julio de 2025, para los usuarios en general), han quedado desfasados y es precisa una redefinición de los mismos. Para ello hace falta la modificación del RD 1007/2023. Si la obligación para los usuarios vence el 1 de julio de 2025, se ha propuesto aplazar esa fecha hasta el 1 de enero de 2026, para las sociedades mercantiles, y hasta el 1 de julio de 2026, para los empresarios individuales. Además es necesario que esa modificación reglamentaria vea la luz antes del 1 de julio de 2025, a fin de que el ordenamiento en su conjunto no sufra una innecesaria tensión.
Como quiera que sea, el reloj de la cuenta atrás ya se ha puesto en marcha y el transcurso de los meses conducirá de forma automática hasta la final implementación de las modificaciones que es necesario realizar, tanto por parte de los fabricantes de software y los empresarios, como por parte de la Agencia Tributaria, antes de las fechas indicadas.
Además del trabajo especializado que deben realizar las empresas de tecnología y software, y que con total seguridad estará terminado antes de que venza el plazo de nueve meses concedido por la norma, es preciso que los empresarios aborden desde el principio el análisis de su situación digital, de cara al cumplimiento de esta norma.
Será preciso evaluar sus necesidades tecnológicas y de servicio que deben ser cubiertas para abordar con garantías la adaptación. Pero también será preciso trabajar en la formación del personal encargado del manejo de los sistemas. Para todo ello el KIT DIGITAL, integrado dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, y dotado por la UE con una significativa cantidad de fondos, ofrece una excelente posibilidad de financiación, que va a continuar abierta, al menos, hasta el mes de octubre de 2025. Igualmente, en este lapso, para la reposición de equipos y programas informáticos, será preciso pensar en las adaptaciones necesarias antes de adquirir nuevos productos. Por lo que se refiere a los empresarios dedicados al comercio minorista, la hostelería y la venta al público en general, es preciso disponer también del hardware adecuado para la impresión de los códigos QR en las facturas simplificadas.
Otro importante ámbito en el que es preciso pensar es el de los hábitos de facturación. Aunque la normativa aprobada no altera en absoluto las obligaciones sustantivas de facturación, la forma en la que estas se venían cumpliendo sí que puede verse modificada, en razón de la obligatoria generación de los llamados Registros de Facturación. La normativa exige que el proceso de facturación produzca registros que no puedan verse alterados con posterioridad a la fecha de expedición, salvo a través de los procedimientos legales previstos para la rectificación, sustitución o anulación de facturas. Por lo tanto, los errores, frecuentes en la práctica mercantil, deberán ahora ser corregidos por el propio sistema informático, dejando de ello un adecuado registro. Esto deriva en que determinadas prácticas, comunes hasta la fecha, consistentes en la destrucción de los documentos y sustitución por otros nuevos, deban ser superadas.
Para todo ello, es importante confiar en fabricantes de garantía. Realmente, la obligación establecida por la ley de prevención de fraude, tiene como destinatarios a los fabricantes y desarrolladores de software tanto como a los usuarios de tales programas. La certificación de esos programas, realizada mediante una declaración responsable por sus fabricantes comercializadores, hace más necesario que nunca confiar en la calidad técnica y la responsabilidad hacia el cumplimiento de estas empresas que hasta la fecha han mostrado una notable diligencia en la realización de las adaptaciones y una gran colaboración con la AEAT en la difusión entre sus clientes de las novedades legales.
No es posible conocer la fecha exacta en la que los sistemas de la Agencia Tributaria estarán listos para la recepción de los registros de facturación, pero es seguro que ese evento se producirá antes del 1 de julio de 2025, coincidiendo prácticamente con el transcurso de los nueve meses que se han concedido a las empresas de desarrollo de programas para tener estos adaptados y lanzados al mercado. Así las cosas, va a ser posible disponer de un periodo en el que se podrán realizar pruebas del funcionamiento de todos los sistemas, tanto por parte de las empresas de desarrollo de software, como de los usuarios y de la propia Agencia Tributaria, que permita evitar errores y depurar dichos sistemas para cuando la obligación sea definitiva.
La cuenta atrás ha comenzado ya, y aún queda camino por recorrer, pero un cambio relevante en los sistemas y en los hábitos de facturación de las PYMES y los autónomos está en marcha. Los beneficios que se esperan al final de este proceso serán:
– un significativo avance en la modernización y digitalización del tejido industrial español,
– una mejora en la eficiencia de los procesos internos de gestión empresarial, como preludio de la introducción de la facturación electrónica B2B.
– una mayor interoperabilidad en materia de facturación entre empresas, y de estas con los intermediarios fiscales, e incluso con las entidades del sistema financiero,
– una mejora en los servicios tributarios de asistencia que prestará la Agencia Tributaria a partir de la modalidad de reporte transaccional de VERI*FACTU y un mejor cumplimiento de las obligaciones tributarias.
