La factura electrónica para las pymes
La cuenta atrás ha empezado y cada vez queda menos para que las pymes españolas vean alterada su operativa de facturación.
La factura electrónica para pymes ya está aprobada y, debido al gran cambio que supondrá para sus departamentos, se hace más que necesario saberlo todo al respecto.
La factura electrónica obligatoria y Verifactu para las pymes
Dentro del marco de las leyes Crea y Crece y Antifraude, la nueva factura electrónica en negocios B2B, por un lado, y Verifactu, por otro, llegan para quedarse y cambiar, para bien, el día a día de tu pyme.
Porque no se trata de emitir un documento electrónico y ya está, sino de digitalizar el proceso de facturación en su totalidad, automatizar y aumentar la eficiencia en distintas áreas del negocio.
Y en una pyme, con distintos departamentos que deben coordinarse, se vuelve especialmente importante adaptarse con tiempo y eficacia a la nueva realidad.
Cómo afectarán la nueva factura electrónica y Verifactu a tu pyme
En aproximadamente dos años tu empresa estará adaptada a la factura electrónica y previamente, lo habrás hecho a Verifactu. Eso quiere decir que cuando tengas que emitir facturas lo harás bajo nuevas reglas establecidas.
- Todas las facturas -electrónicas o no- tendrán un código para comprobar si están registradas en la AEAT.
- Para crearlas tendrás que emplear una solución de facturación homologada por la Agencia Tributaria, que garantizará la fiabilidad e inalterabilidad de su contenido y permitirá su verificación.
- El formato de la factura electrónica tendrá que ser necesariamente estructurado y estará firmada digitalmente con una firma avanzada.
- Cada vez que emitas una factura en el programa, generarás un registro inalterable que se podrá enviar a Hacienda.
- Tendrás que comunicar a Hacienda los estados de la factura electrónica: cuando la emitas, recibas, aceptes, rechaces, cedas, pagues o cobres
- Y tendrás que conservar la factura electrónica durante un tiempo concreto.
Todo esto quiere decir que tu pyme tendrá que integrar estos nuevos procesos en el ERP/CRM que utilice, así como coordinar los distintos departamentos que podrían verse afectados, como son los de compras, ventas, TI, finanzas y contabilidad.
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Las ventajas de la nueva factura electrónica y Verifactu para tu pyme
Podría parecer que esto se traduce en más y más control por parte de la Agencia Tributaria, pero en realidad para tu pyme son todo ventajas:
Eficiencia y eficacia
Las características del nuevo proceso de facturación traerán automatización en los distintos departamentos de la empresa, menos errores manuales y un control más organizado.
Reducción de costes
La gestión manual de los procesos de facturación, tanto al emitir como al recibir facturas, desaparecerá en favor de las automatizaciones, liberando tiempo para otras tareas de la operativa diaria.
Más control y cumplimiento normativo
El hecho de emplear una solución de facturación homologada garantiza que los datos de las facturas sean inalterables y el cumplimiento de la ley, con lo que evitarás sanciones indeseables.
Transparencia total
Compartirás los estados de las facturas electrónicas con tus clientes, proveedores y Hacienda, lo que añadirá transparencia al proceso y una mejora de las relaciones con todos ellos.
Los programas de facturación homologados y su coste
Una de las claves principales de esta nueva facturación electrónica B2B para pymes y Verifactu es la necesidad de utilizar un programa de facturación que cumpla con los requisitos, que podría ser el que ya tengas integrado en tu ERP actualmente o no.
Para estar homologado, el software tendrá que cumplir con los requisitos definidos en el reglamento VeriFactu de la Ley Antifraude.
Y cuando lo esté, ofrecerá una declaración responsable a los clientes que la soliciten, lo que te permitirá confirmar que es una solución válida y cumple con los requisitos.
Cómo elegir un programa de facturación para tu pyme
En cuanto a la elección del programa, tendrás que cerciorarte de que sea suficiente para la estructura y organización de tu pyme.
- ¿Cuántas personas tendrán que participar en los procesos de facturación?
- ¿Qué volumen de facturas esperas generar?
- Y si la pyme crece y necesitáis un plan nuevo, ¿existe la posibilidad de escalar rápidamente, sin necesidad de hacer grandes cambios?
Son todo preguntas cuyas respuestas deberías tener claras antes de tomar la decisión definitiva, en la que también influirá el precio.
El coste del cambio implicará la tarifa de la herramienta elegida, pero también el tiempo necesario de adaptación a la nueva solución… algo que podría implicar a varios departamentos, a los que tendrás que coordinar. Es decir, será precisa una inversión de dinero y de tiempo.
La buena noticia es que con subvenciones como el Kit Digital, el coste de la herramienta podría salirte gratis.
6 claves extra para una transición ágil
Cuando antes comiences a plantear el cambio, más fácil será adaptarse. Sigue estos consejos para que sea un camino fácil de recorrer:
- Elige un programa homologado con un plan escalable adecuado, sí, pero asegúrate de que también se pueda integrar con los softwares y sistemas de gestión de la pyme
- Involucra sin miedo a los equipos que vayan a ver su operativa más afectada, para que el cambio para ellos sea menos abrupto
- Asegura un sistema óptimo de comunicación interna entre los distintos departamentos afectados, para que la información fluya sin problemas y se eviten los cuellos de botella
- Sírvete de subvenciones como el Kit Digital para hacer la transición a coste cero, ya que cubrirá tanto la ayuda guiada como el coste del programa, configuración y puesta en marcha
- No te esperes al último minuto; las prisas no son buenas consejeras y las sanciones por no cumplir con las obligaciones son considerables
- Comunícaselo a tus clientes y proveedores, ya que la operativa cambiará también para ellos
¿Ya hay programas homologados?
Los principales proveedores de software llevan meses trabajando en la adaptación de Verifactu, con lo que podrás tener la tranquilidad de que cuando llegue la fecha definitiva, estarán homologados.
Posibles sanciones para pymes y checklist para evitarlas
¿Y si tu pyme no cumple con alguna de sus obligaciones?
Las sanciones son considerables:
- 3.000 € como máximo por factura incorrecta, que si se repite ascenderá a un máximo de 24.000 € por ejercicio fiscal
- 6.000 € como máximo por factura que te sea requerida por Hacienda durante una inspección y no la conserves
- 60.000 € como máximo por año en caso de emplear un programa de facturación que no cumpla con los requisitos VeriFactu
Para cumplir con las nuevas obligaciones y evitar esas sanciones, aquí tienes una checklist con lo que no puedes olvidar:
- Tendrás que estar empleando un programa de facturación homologado en todos los departamentos de la empresa implicados
- Solicita su declaración responsable y asegúrate así de que el programa es apto y cumples con la Ley Antifraude
- Integra la nueva solución con el resto de sistemas de la empresa
- Capacita a tu personal para que entienda el nuevo proceso y no incurra en faltas
- Comunica a Hacienda los cambios de los estados de las facturas a través de tu programa
- Conserva las facturas en el plazo indicado por la ley, por si te las solicitan tus clientes o la Agencia Tributaria
Últimas novedades de la factura electrónica
BlogRecursos clave para pymes
Para profundizar más en algún aspecto relacionado con el proceso, aquí tienes una selección de artículos centrados específicamente en autónomos:
Finalizado el conjunto normativo Verifactu.
Tanto los autónomos como las empresas deberán adaptarse a la facturación electrónica, pero actualmente la factura electrónica ya está regulada y es obligatoria en algunos casos. En este artículo, vamos a explorar las normativas actuales sobre la facturación electrónica, los requisitos legales y las novedades que introduce la Ley Crea y Crece.
Publicada la Orden Ministerial de Verifactu ¿tenemos fecha?
Tanto los autónomos como las empresas deberán adaptarse a la facturación electrónica, pero actualmente la factura electrónica ya está regulada y es obligatoria en algunos casos. En este artículo, vamos a explorar las normativas actuales sobre la facturación electrónica, los requisitos legales y las novedades que introduce la Ley Crea y Crece.
Paso a paso para saber cómo se hace una factura electrónica
La facturación electrónica será obligatoria en las relaciones comerciales B2B, pero supone mucho más que una adaptación a la ley. Hoy en día se convierte en una necesidad para autónomos y pequeñas empresas que buscan optimizar sus procesos administrativos. A continuación, te ofrecemos una guía completa sobre la facturación electrónica, desde su definición hasta su implementación, para que puedas conocer a fondo cómo hacer tus facturas electrónicas.
FAQS
Preguntas frecuentes
La factura electrónica para pymes está regulada por la Ley Crea y Crece, aprobada en 2021, aunque su reglamento aún está pendiente de aprobación. Se espera que dicho reglamento sea aprobado en los próximos meses. Por otro lado, está la Ley Antifraude, con el reglamento VeriFactu, que establecerá las especificaciones técnicas que deben cumplir los programas de facturación para obtener su homologación como sistemas de emisión de facturas verificables.
Solicitándole una declaración responsable al proveedor de tu software de facturación. También es recomendable consultar las listas de programas homologados que serán publicadas por las autoridades competentes.
Oficialmente no, pero sí que puedes prepararte. Selecciona un programa reconocido, pide información y comienza el proceso, que dependiendo de la naturaleza y tamaño de la empresa, podría complicarse de más. Así, cuando llegue la fecha, la solución estará adaptada.
Con tiempo y, por qué no, con la ayuda de una subvención como el Kit Digital que os ayude a coordinar todo el proceso de implementación. Si no existe esa posibilidad, implica a todos tus equipos en el proceso de adaptación y capacita a todo el personal implicado.
Sí, porque tendrás que emplear también una solución de facturación que cumpla con los requisitos VeriFactu. Ya no será posible usar Word, Excel o PDF.
La nueva factura electrónica tendrá que contar con un formato electrónico estructurado que permita su procesamiento automático y electrónico. Este deberá basarse en algún estándar internacional admitido, como los siguientes:
- Facturae, que es el formato electrónico desarrollado por la administración pública española.
- XML del CEFACT/ONU, específicamente el esquema XML 16B (SCRDM — CII).
- UBL de factura y nota de crédito conforme a la norma ISO/IEC 19845:2015.
- EDIFACT de factura según la norma ISO 9735.