Tanto los autónomos como las empresas deberán adaptarse a la facturación electrónica, pero actualmente la factura electrónica ya está regulada y es obligatoria en algunos casos. En este artículo, vamos a explorar las normativas actuales sobre la facturación electrónica, los requisitos legales y las novedades que introduce la Ley Crea y Crece.
¿Qué normativa existe ahora en España sobre la facturación electrónica?
En los últimos años, la legislación española ha dado pasos significativos hacia la digitalización de las transacciones empresariales. La facturación electrónica está regulada por varios decretos y leyes, con la Ley 25/2013 como uno de los pilares fundamentales. Esta ley establece las directrices para la emisión de facturas electrónicas, asegurando su autenticidad e integridad mediante el uso de firmas electrónicas.
Requisitos legales de la factura electrónica
Todas las facturas electrónicas deben cumplir unos requisitos de autenticidad, legibilidad e integridad:
- Legibilidad: Al igual que una factura en papel, la electrónica debe ser legible y comprensible para todas las partes involucradas en la transacción.
- Autenticidad: La firma electrónica garantiza la identidad del emisor de la factura y la integridad de su contenido.
- Integridad: La factura electrónica debe mantenerse inalterable desde su emisión hasta su recepción, evitando cualquier modificación no autorizada.
Esta ley introdujo obligaciones vigentes actualmente:
- Obligación: Desde 2015 se estableció la obligación para los proveedores de emitir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas.
- Formato y contenido: Las facturas electrónicas deben emitirse en un formato estructurado, siendo la Facturae el estándar oficial en España. Este formato incluye toda la información obligatoria, como los datos del emisor y receptor, descripción de los bienes o servicios, y el importe total.
- Firma electrónica: Las facturas electrónicas deben ir acompañadas de una firma electrónica avanzada o un sello electrónico avanzado, garantizando así su autenticidad e integridad.
- Punto General de Entrada de Facturas (FACE): Se creó un punto único de acceso para que los proveedores puedan presentar sus facturas electrónicas a las Administraciones Públicas, simplificando los procesos y mejorando la trazabilidad.
- Contenido de la factura electrónica: La factura electrónica debe contener toda la información requerida legalmente, como los datos del emisor y del receptor, la descripción de los bienes o servicios, el importe, etc.
La llegada de la ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece, o Ley 18/2022, marca un hito en la digitalización del tejido empresarial español. Esta legislación obliga a todas las empresas y profesionales autónomos a adoptar la facturación electrónica en sus transacciones comerciales. Con esto, se pretende reducir la morosidad comercial y fomentar una economía más transparente y eficiente.
Uno de los principales objetivos de la Ley Crea y Crece es combatir la morosidad. Al exigir facturas electrónicas, se mejora el control y seguimiento de las transacciones, lo que a su vez minimiza errores y acelera los procesos administrativos. Además, esta ley busca fomentar un entorno de negocio más competitivo, donde la rapidez y precisión en las transacciones son clave.
La Ley Crea y Crece también está diseñada para apoyar a las pequeñas y medianas empresas en su transición hacia la digitalización. La adopción de facturas electrónicas puede significar un cambio cultural y estructural dentro de la empresa, pero a largo plazo, los beneficios en eficiencia operativa y control financiero son invaluables.
¿Para quién va a ser obligatoria la factura electrónica?
La obligatoriedad de la factura electrónica según la Ley Crea y Crece afecta a todas las empresas que operan en España, independientemente de su tamaño. Esto incluye grandes corporaciones, pymes, freelancers y autónomos. Sin embargo, la ley no se aplica a transacciones donde una de las partes no tenga sede o establecimiento permanente en España.
Este enfoque asegura que todas las entidades que realicen actividades comerciales dentro del territorio español cumplan con los mismos estándares de facturación, promoviendo así un entorno empresarial más justo y eficiente. Para los autónomos y pequeñas empresas, es crucial comenzar a prepararse para esta transición, asegurándose de que sus sistemas y procesos estén alineados con los nuevos requisitos.
Plazos de la factura electrónica obligatoria
La implementación de la facturación electrónica obligatoria se realizará en fases, dependiendo del volumen de facturación de las empresas:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Deben adoptar la facturación electrónica dentro de un año desde la aprobación de la ley.
- Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: Tienen un plazo de dos años para cumplir con la normativa.
Durante el primer año de implementación, las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas también deben proporcionar un documento en formato PDF para garantizar la legibilidad a aquellas empresas que aún no estén obligadas a recibir facturas electrónicas.
Consejos para la transición a la facturación electrónica
Adoptar la facturación electrónica no solo es un requisito legal, sino una oportunidad para modernizar y optimizar los procesos empresariales. Aquí te ofrecemos algunas recomendaciones para facilitar esta transición:
- Selecciona un software adecuado: Elige una solución de facturación electrónica que cumpla con los requisitos legales y se adapte a las necesidades de tu negocio. Asegúrate de que el software sea fácil de usar y ofrezca soporte técnico.
- Capacitación interna: Actualiza a tu equipo sobre el uso de nuevas herramientas y procedimientos relacionados con la facturación electrónica. Esto asegurará una implementación fluida y sin contratiempos.
- Consulta posibles ayudas: Investiga las ayudas disponibles, como el Kit Digital, para apoyar la adopción de la facturación electrónica en tu empresa.
- Comunicación con clientes y proveedores: Informa a tus clientes y proveedores sobre la transición a la facturación electrónica y negocia cualquier cambio contractual necesario para cumplir con la normativa.
- Planificación estratégica: Desarrolla un plan de implementación claro, definiendo fases y objetivos específicos para la adopción de la facturación electrónica. Asegúrate de que todos los departamentos de la empresa estén alineados con este plan.
- Evaluación continua: Una vez implementada la facturación electrónica, realiza evaluaciones periódicas para asegurar que los sistemas y procesos siguen siendo eficaces y cumplen con los requisitos legales.
Prepararte adecuadamente para estos cambios te permitirá asegurar un crecimiento sostenible y competitivo en el entorno digital. Aprovecha esta oportunidad para transformar tu negocio y estar a la vanguardia de la gestión empresarial en un mundo cada vez más digitalizado.
